Istruzioni e regolamento sull'utilizzo della casella di Posta Elettronica Certificata

La PEC “Posta elettronica certificata” è lo strumento che consente lo scambio di comunicazioni e documenti la cui trasmissione è valida agli effetti di legge (art. 4, comma 1, DPR 68/05). Viene utilizzata in tutti i casi nei quali è necessario avere prova opponibile dell'invio e della consegna del messaggio di posta.
La Pec ha lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento solo se il mittente ed il destinatario utilizzano una casella PEC: in tal caso, l'avvenuta consegna del messaggio elettronico consente tra l’altro di ricorrere contro terzi.

La PEC è un sistema di “trasporto” di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica normale, che ha in aggiunta alcune peculiarità:

  • autenticazione del mittente,
  • garanzia dell'integrità e della riservatezza dei messaggi,
  • data certa di spedizione e consegna dei messaggi,
  • ricevuta di avvenuta consegna o avviso di mancato recapito,
  • tracciatura dei messaggi a cura del gestore.

Quando inviare comunicazioni via PEC all'Autorità di Bacino Pilota del fiume Serchio

La casella di Posta elettronica certificata dell’Autorità di Bacino Pilota del fiume Serchio, collegata al Sistema di Protocollo e Gestione Documentale, è: bacinoserchio@postacert.toscana.it. La casella di posta certificata è abilitata per la sola ricezione di comunicazioni mail di tipo certificato (c.d. da PEC a PEC). La presentazione delle pratiche trasmesse in via telematica deve avvenire esclusivamente all'indirizzo di posta elettronica certificata di questo Ente.

La PEC non deve essere utilizzata per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (per esempio: materiale pubblicitario, cataloghi, inviti, messaggi di prova, ecc). Per lo scambio di informazioni e comunicazioni non ufficiali, per le quali non sia necessaria la registrazione al protocollo generale (ad esempio richieste di informazioni), è disponibile l’indirizzo di posta elettronica tradizionale.

Requisiti delle PEC

Le comunicazioni inviate al Autorità di Bacino Pilota del fiume Serchio dovranno avere i seguenti requisiti:
A ciascuna istanza dovrà corrispondere un unico messaggio PEC di trasmissione.

Esempi:

  • un soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli allegati) per la sua partecipazione a 3 diversi bandi o selezioni, dovrà inviare 3 messaggi PEC distinti, uno per ogni istanza che intenda presentare;
  • un Ente che debba inviare documenti relativi a pratiche diversi, dovrà inviare messaggi PEC distinti, uno per ogni pratica

Il singolo documento destinato a più Settori o Uffici del Autorità di Bacino Pilota del fiume Serchio dev’essere trasmesso in un unico messaggio, indicando nel corpo del messaggio gli uffici destinatari; sarà cura del Protocollo Generale assegnare il messaggio alle strutture interessate.
Nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta in forma sintetica ma esaustiva:
Nel corpo della mail potrà essere riportato:

  • Il Settore/Ufficio destinatario ed eventualmente il nominativo del responsabile del procedimento;
  • una breve descrizione della motivazione della trasmissione. Nel caso di invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio rendicontazione, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto il numero di protocollo di registrazione al Protocollo Generale;
  • dati identificativi del richiedente.

Allegati (formati ammessi)

Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella PEC possono essere allegati esclusivamente file nei formati maggiormente riconosciuti da uno standard de jure o standard di fatto. Fanno eccezione i documenti sottoscritti con firma digitale per i quali si applicano, oltre alla norma generale del CAD (Codice Amministrazione Digitale), vincoli previsti dalle norme specifiche di materia.
In particolare i formati ammessi sono i seguenti, suddivisi per categoria:

  • Formato testi/documenti: (TXT, XML, PDF, PDF/A, ODT, DOCX)
  • Formato Immagini: (GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG,PDF)
  • Formato Video (MPG, MPEG, AVI, WMV,FLV, MOV, VOB,OGG,SWF)
  • Formato Vettoriale: (DWG, DXF,SVG, Shapefile)
  • Formati email (SMTP/MIME, EML)
  • Formati archivi (ZIP, GZ, TAR)

I documenti sottoscritti con firma elettronica qualificata o avanzata devono essere generati esclusivamente in formato PDF/A e in formato CADES-BES cioè in formato 'P7M'.
I documenti, istanze o qualsiasi altra documentazione da inviare, qualora sottoscritti digitalmente, dovranno essere firmati nel formato CADES-BES cioè in formato 'P7M'.
Le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente in formato XML con sottoscrizione di tipo CADES-BES (P7M) o XADES-BES (XML).

In conformità alle nuove norme tecniche che regolano le comunicazioni e trasmissioni di documenti in materia di processo telematico civile e penale è ammesso anche il formato di firma PADES-BES: documenti in formato PDF firmati con la tecnologia di firma digitale PDF. In questo caso e per tutti i casi in cui, fatta esclusione la casistica precedente, si ritenga di utilizzare la firma di tipo PADES-BES, essa è accettata.
In ogni caso, quando ricorre il tipo di firma PADES-BES (firma di tipo PDF su documento in formato PDF), è obbligatorio che nel corpo del messaggio di PEC o CEC-PAC o PEO di inoltro al Comune, sia fatta esplicita menzione che il tipo di documento è sottoscritto con la tipologia di firma digitale PDF (PADES-BES). E' pure obbligatorio che la firma in formato PDF su documenti PDF sia di tipo esplicito- vale a dire con campo firma visibile - e non 'invisibile' – cioè interno al documento.
Rimane l'obbligo che tali documenti, prima della sottoscrizione, siano prodotti in formato PDF/A.

Altre caratteristiche richieste per gli allegati

  1. denominazione dei file comprensibile e tale da consentirne il riconoscimento e dare una sintetica descrizione del contenuto (ad esempio “patricaEdiliziaCognome.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf");
  2. assenza di caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti nella denominazione del file;
  3. la somma dei file allegati ad un messaggio PEC non dovrà superare la dimensione massima di 30 MB totali.
  4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina” (formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale), scelta cromatica della scansione (preferibilmente in bianco/nero).

Normativa di riferimento

  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005", art. 11 e segg.
  • Circolare del Ministro per la Pubblica amministrazione e l'Innovazione n. 2/2010 del 19 aprile 2010 “Informazioni per la gestione delle caselle di Posta elettronica certificata”.
  • Circolare del Ministro per la Pubblica amministrazione e l'Innovazione n. 1/2010 del 18 febbraio 2010 “Uso della Posta elettronica certificata nelle amministrazioni pubbliche”.
  • Legge 18 giugno 2009, n. 69, "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", art. 34.
  • Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie 18 novembre 2005 “Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale”.
  • Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'Amministrazione digitale”, in particolare art. 6 e 47.
  • DPR 11 febbraio 2005, n. 68, “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3”.
  • Autorità di Bacino pilota del fiume Serchio
  • Via Vittorio Veneto, 1 - 55100 Lucca (LU)
  • Telefono: 0583.462241 0583.952355
  • C.F.: 93014950500 - PEC: bacinoserchio@postacert.toscana.it